Skuteczna komunikacja wewnętrzna. Na jakie narzędzia warto postawić?

Komunikacja wewnętrzna pełni ważną funkcję w firmie. Sprawnie prowadzona przypomina dobrze naoliwioną maszynę. Pomaga zwiększyć efektywność pracowników, pozwala im lepiej zrozumieć strategię działań i pozytywnie wpływa na dialog między zatrudnionymi, a ich liderami. Z kolei jej brak powoduje niepotrzebne zatarcia, szumy komunikacyjne i wpływa negatywnie na wizerunek organizacji.

Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego warto postawić na dobrze prowadzoną komunikację wewnętrzną, jakie treści warto przekazywać pracownikom oraz które z kanałów dystrybucji warto wybrać, aby włożony wysiłek nie poszedł na marne.

Dlaczego komunikacja wewnętrzna w firmach jest ważna? 

Sprawna komunikacja wewnętrzna wpływa pozytywnie na wiele aspektów codziennej pracy i może stać się narzędziem na drodze do wielu celów. Dzięki niej: 

  • pozwolisz pracownikom lepiej zrozumieć strategię, misję i wizję firmy oraz zobaczyć, jakie działania je realizują;
  • poinformujesz o nowościach organizacyjnych, zmianach kadrowych, prawnych, prowadzonych działaniach HR-owych, akcjach marketingowych lub tych związanych z CSR;
  • zachęcisz do udziału w eventach firmowych;
  • zmotywujesz i zbudujesz zaangażowania u pracowników; 
  • udostępnisz materiały szkoleniowe dla nowych pracowników;
  • zbierzesz uwagi i sugestie;
  • poprowadzisz sprawny onboarding, ułatwiając adaptację nowym pracownikom.

Dodatkowo dostarczając pracownikom odpowiednie narzędzia, ułatwisz im komunikację z liderami, a słaba jakość komunikacji kierowniczej jest wymieniana przez 56% osób (Gatehouse) jako jedna z największych barier komunikacyjnych.

Jakie narzędzia do jej prowadzenia wybrać?

Wiesz już, jakiego rodzaju informacje warto wykorzystać w komunikacji wewnętrznej. Teraz czas poznać narzędzia, które pomogą Ci w rozpowszechnianiu nowin. Mogą to być m.in.:

  • Blog firmowy 
  • E-maile centralne
  • Intranet
  • Newsletter firmowy
  • Media społecznościowe
  • Wewnętrzne fora
  • Formy wideo
  • Aplikacje mobilne 
  • Chatboty
  • Materiały drukowane
  • Komunikatory – np. Skype,  Microsoft Teams
  • Specjalne narzędzia do pracy zespołowej – np. Workplace, Slack, Trello

Natomiast według wcześniej wspomnianych badań najbardziej skutecznymi narzędziami są: 

  • e-maile centralne (78%)
  • newslettery (78%)
  • wideo (76%)
  • komunikatory wewnętrzne (75%)

Jak widać komunikacja mailowa wiedzie prym wśród dostępnych form dotarcia do pracowników. Choć może wydawać się nieco przestarzałą metodą w porównaniu np. do aplikacji mobilnych, to skrzynka pocztowa jest wciąż miejscem, gdzie spędzamy mnóstwo swojego czasu i istnieje duże prawdopodobieństwo, że taki newsletter po prostu zostanie przez pracowników przeczytany. 

Według badań firmy McKinsey przeciętny człowiek spędza 28% swojego czasu w pracy czytając i odpisując na maile. Z kolei platforma Statista.com podaje, że w Stanach Zjednoczonych prawie połowa wszystkich pracujących sprawdza skrzynkę pocztową co kilka godzin, a 33% robi to nawet częściej.

O czym informować pracowników?

Niezależnie z jakiego narzędzia skorzystasz, dzięki dobrze przygotowanej komunikacji wewnętrznej możesz realizować wiele celów. 

Możliwości masz naprawdę dużo, a ogranicza Cię wyobraźnia oraz potrzeby firmy. Zainspiruj się poniższymi przykładami i zastanów się, czy mogłyby mieć zastosowanie w Twojej organizacji.

  1. Informuj na bieżąco pracowników oraz przedstawicieli handlowych o nowych produktach, promocjach, zmianach w ofercie.
  2. Wykorzystaj autorespondery (wiadomości automatyczne) do przeprowadzenia kursów lub szkoleń online. Mogą to być lekcje, które wdrożą nowego pracownika w firmę, kursy doszkalające w zakresie nowego produktu, czy np. informacje o rabatach. 
  3. Wysyłaj materiały reklamowe dla przedstawicieli handlowych.
  4. Przeprowadzaj ankiety wewnątrz firmy, dzięki którym np. poznasz co realnie motywuje pracowników, a co wręcz przeciwnie.
  5. Wykorzystaj wysyłki SMS do pracowników firmy, przedstawicieli handlowych, partnerów biznesowych, gdy zależy Ci na błyskawicznym przekazaniu informacji. 
  6. Nagraj wideo lub webinar wprowadzający dla nowych pracowników firmy. Możesz w nim zamieścić najważniejsze informacje o organizacji i zasady, jakimi się ona kieruje. Możesz go umieścić w intranecie, na blogu lub wysłać w mailu. 

Na co zwrócić uwagę przy wysyłce newsletterów i mailingów w komunikacji wewnętrznej 

Kanał e-mail jest wskazywany jako najbardziej efektywny w komunikacji wewnętrznej. Mnie osobiście nie dziwi to ani trochę, ponieważ skrzynka pocztowa wciąż jest odbierana jako jedno z najbardziej osobistych miejsc w sieci. W pracy lubimy mieć porządek na skrzynce i choć dążenie do magicznego „inbox zero” bywa marzeniem ściętej głowy, to istnieje duże prawdopodobieństwo, że wielu pracowników przeczyta firmowy newsletter. 

Co więcej łatwo ocenisz skuteczność przekazywanych informacji dzięki dostępowi do statystyk. Sprawdzisz, ile osób otworzyło Twoją wiadomość, ile kliknęło w link zawarty w newsletterze, a nawet kto dokładnie to zrobił. Porównasz także statystyki z innymi wysyłanymi kampaniami i ocenisz, jakie treści najchętniej są czytane przez pracowników, a które z nich warto uatrakcyjnić, by przyciągnąć uwagę odbiorców.

Jednocześnie jako nadawca takich wiadomości możesz urozmaicić przekaz dodając np. wideo, gify czy grafiki. Aby tego dokonać stwórz szablon maila, a następnie wyślij go przez zewnętrzny program do mass mailingu.



Przykładowy wygląd statystyk we FreshMailu

Specjalny system do wysyłki newsletterów jest czymś, co powinno stać się Twoim niezbędnikiem. Wysyłka maili przez standardowy program pocztowy jak np. Outlook czy Gmail ogranicza Cię niemal na każdym kroku i co ważne powoduje problemy z dotarciem na skrzynki pracowników. Dlaczego?

Ponieważ część firm popełnia błąd i wysyła kampanie mailingowe „od siebie do siebie” (czyli domena nadawcy jest taka sama, jak domena odbiorców). Może to powodować, że część filtrów antyspamowych zakwalifikuje wysyłkę jako potencjalny spam i nie dostarczy jej na wskazane przez Ciebie skrzynki. 

Na szczęście jest na to rozwiązanie – przy przestrzeganiu kilku zasad i pamiętaniu o odpowiedniej konfiguracji domeny, żadna kampania wewnętrzna nie sprawi problemów.

Zadbaj o higienę listy

Decydując się na komunikację przez newsletter dbaj o jakość listy odbiorców. Jest ona niezwykle istotna w kontekście poprawnej kampanii e-mail marketingowej. Regularnie weryfikuj listy, gdy część pracowników zmienia miejsce pracy, część stan cywilny. W związku z tym adres e-mailowy może się zmienić lub nawet przestać istnieć.

Bazę adresów można porównać do żywego organizmu, w którym zawsze zachodzą zmiany. Przed pierwszą kampanią wewnętrzną staraj się ją zaktualizować. Potem, już po wysyłce, obserwuj statystyki, aby określić, czy baza jest optymalna i reaguj na wszelkie niepokojące sygnały.

Chcesz poznać więcej szczegółów? Przeczytaj poradnik na temat technicznych aspektów wysyłki kampanii wewnętrznej.

Podsumowując

Komunikacja wewnętrzna wpływa na wiele aspektów funkcjonowania w dużej organizacji. Dzięki dobrze zorganizowanej przepływ informacji jest spójniejszy, zwiększa się zaangażowanie pracowników, dialog z nimi oraz przestrzeń na ich inicjatywy i pomysły, a kto zna lepiej firmę niż ludzie ją tworzący? Zadbaj o dobór odpowiednich komunikatów i kanałów, a zaskarbisz sobie zaufanie zarówno zwykłych pracowników, jak i kadry menedżerskiej.


Chcesz czytać na bieżąco teksty od branżowych ekspertów? Nic nie stoi na przeszkodzie. Wystarczy, że zapiszesz się do naszego newslettera: