Jak zorganizować konferencję prasową krok po kroku? – część 1

Zastanawiasz się nad zorganizowaniem konferencji prasowej, ale chcesz mieć 100% pewność, że Twój czas i pieniądze nie zostaną zmarnowane? Chcesz uniknąć typowych błędów, zobaczyć na miejscu tłum dziennikarzy i cieszyć się jakościowymi publikacjami? W takim razie na pewno zainteresuje cię nasz dwuczęściowy poradnik. W jego pierwszej odsłonie pomożemy Ci odpowiedzieć na najważniejsze pytanie – czy faktycznie powinieneś zorganizować konferencję prasową?

Konferencja prasowa MythicOwl, źródło: fanpage MythicOwl

Zanim podejmiesz tę decyzję, upewnij się, że:

  1. Temat jest wystarczająco istotny z punktu widzenia dziennikarzy

Rabat na oferowane usługi czy nowy członek zarządu to bardzo ciekawe zmiany w twojej organizacji, jednak nie na tyle, by organizować z tego powodu konferencję, chyba, że jesteś CEO Facebooka. Musisz mieć pewność, że zdarzenie, którym chcesz podzielić się ze światem, jest wystarczająco istotne z punktu widzenia dziennikarzy specjalizujących się w danej tematyce.

Koszty organizacji konferencji prasowej są wysokie, ilość konkurencyjnych wydarzeń spora, a czas dziennikarzy cenny – nie chcesz chyba przemawiać jedynie do przedstawicieli agencji PR, kolegów z pracy czy obsługi cateringu. Launch nowej usługi, rewolucyjna aktualizacja twojej aplikacji, plany rozwojowe na najbliższy rok czy publikacja przełomowego raportu – to są tematy, które mogą (choć nie muszą) kwalifikować się do rangi wydarzenia, jakim jest konferencja prasowa.

  1. Temat jest aktualny

Wprowadziłeś na rynek nową usługę, która zrewolucjonizuje życie millenialsów? Świetnie, temat ten prawdopodobnie można zakomunikować na konferencji prasowej. Pod jednym warunkiem – zrobiłeś to teraz, a nie pół roku temu. Temat konferencji prasowej musi być zawsze aktualny. Jeśli usługa faktycznie zmieniła życie wielu osób, konferencja mogłaby dotyczyć publikacji raportu poświęconego wpływowi aplikacji na życie jej użytkowników. Informowanie o samym fakcie jej istnienia długo po rynkowym debiucie skazane jest natomiast na porażkę.

Wyścigi samochodów RC w trakcie śniadania prasowego JustDrive
  1. Wiesz jaki masz budżet

Jest to wbrew pozorom jedna z najważniejszych rzeczy, która determinować będzie dalsze planowanie. Czy będziesz musiał ograniczyć się do spotkania w domu kultury na warszawskiej Białołęce, czy może zrobisz konferencję na 38. piętrze Warsaw Spire? Czy ludzie, którzy Cię odwiedzą będą popijać paluszki słone colą, czy może kawior szampanem? Są to bardzo istotne różnice a znajomość budżetu pomoże Ci w realistycznym wyszukaniu odpowiedniego lokalu, oferty cateringowej czy dodatkowych atrakcji. Może okazać się również, że Twój budżet nie wystarczy na zorganizowanie jakiegokolwiek wydarzenia – nawet jeśli temat jest bardzo ciekawy. Zastanów się też, czy masz środki na zaangażowanie agencji PR, czy może raczej będziesz musiał korzystać z zasobów firmy. Zdecydowanie rekomendujemy tę pierwszą opcję – chociażby ze względu na to, że agencje PR posiadają dobre, szlifowane przez lata relacje z kluczowymi dziennikarzami.

Jeśli po dokładnej analizie doszedłeś do wniosku, że nie należy organizować konferencji prasowej, to nic straconego – prawdopodobnie zaoszczędziłeś właśnie sporo czasu i nerwów. Jeśli jednak jesteś teraz bliżej decyzji o przeprowadzeniu wydarzenia dla dziennikarzy – stay tuned! Już niedługo pojawi się druga część, w której podpowiemy Ci jak zrobić to dobrze.

Presspacki przed rozpoczęciem śniadania prasowego JustDrive
Presspacki przed rozpoczęciem śniadania prasowego JustDrive

Drugą część artykułu przeczytasz TU.


Każde spotkanie prasowe, które organizujesz, zasługuje na odpowiedni rozgłos. Biuro prasowe on-line doskonale się do tego celu nadaje. Zostaw nam kontakt do siebie, a pokażemy Ci wszystkie jego zalety: