Jak dbać o relacje z domowej kanapy? 5 zasad efektywnej pracy zdalnej

Planowanie zadań i ustalanie priorytetów. Kontakt z klientem i budowanie relacji. Burze mózgów, zebrania oraz praca koncepcyjna – czy da się to wszystko robić z domu? Niewątpliwie wymaga to samodyscypliny oraz wzajemnego zaufania w organizacji. Dziś postaram się przekonać Was, że nie taka praca zdalna straszna, jak ją malują!

Czy pracownik agencji marketingowej, PR-owej czy kreatywnej może pracować z domu? Na rynku pojawia się coraz więcej głosów „na tak”. Zdalnie pracuje m.in. zespół Artura Jabłońskiego, Sharebee czy SocialCube. Wydawałoby się, że to karkołomne zadanie. Przecież pracownicy agencji muszą być w stałym kontakcie z klientem, pracować zespołowo i działać jak w szwajcarskim zegarku. Jestem najlepszym dowodem na to, że da się to pogodzić! Pracuję zdalnie już od roku. Na bazie tych doświadczeń podzielę się z Wami 5-cioma zasadami, które pozwalają mi pracować efektywnie.

Home office może mieć wiele zalet. Nie spędzamy czasu na biurowych pogaduchach, mamy też całkowitą ciszę i przestrzeń dla siebie – nic nie rozprasza naszej uwagi. Szczególnie podczas tworzenia treści, raportów czy dokumentów, jest to duży plus. Z drugiej strony praca zdalna często wiąże się z obawami, że zespół nie będzie zgrany lub taki pracownik nie będzie zaangażowany i zmotywowany. W tym przypadku nie ma jednego scenariusza – wszystko zależy od naszej osobowości, chęci i zorganizowania!

Przestrzeń

Przez pierwszy tydzień praca z kanapy, w wygodnym dresie jest czymś fantastycznym. Warto się tym przez chwilę nacieszyć, jednak na dłuższą metę nie polecam takiego rozwiązania. Nasza postawa i przestrzeń wokół mają wpływ na samopoczucie i sposób pracy, nie wspominając już o zdrowiu. Stwórz sobie przyjazną, uporządkowaną przestrzeń do pracy. Biurko blisko okna lub z dobrą lampką na blacie, wygodne biurowe krzesło, notes pod ręką. Siedząc w tym miejscu faktycznie będziesz czuć się „w pracy” i ułatwisz sobie utrzymanie samodyscypliny. Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nigdy pracując z domu nie zagubił się w gąszczu mediów społecznościowych i promocji w sklepach internetowych ;)

Kolejną kwestią jest strój. Nic nie stoi na przeszkodzie, by ubierać się wygodnie, jednak warto wyznaczyć sobie granicę. Dres i fryzura „na cebulę” nie sprzyjają dobremu samopoczuciu. Dbajmy o to, aby nasz komfort szedł w parze z poczuciem zorganizowanego wizerunku. Wygodna sukienka czy luźna koszulka polo, ułożone włosy i świeży manicure załatwią sprawę. Powtórzę jak mantrę: poczujmy się „w pracy”. Kontaktując się z zespołem zdalnie często będziemy uczestniczyć w wideokonferencjach. Zadbajmy o to, aby prezentować się dobrze i profesjonalnie.

PS Sprawdźcie, czy w kamerce za Waszymi plecami nie widać np. suszarki z praniem! 

Czas

Praca z domu sprzyja słodkiemu lenistwu lub… nadgodzinom. Wyznacz sobie konkretne ramy czasowe i pracuj w takich godzinach, jak reszta zespołu lub Twoi klienci. Banał? Drzemka czwarta i przebrała się miarka! Działanie w godzinach 9-17 to wyzwanie szczególnie dla nocnych marków. Z drugiej strony, jeżeli lepiej pracuje Ci się wieczorami  lub bardzo wczesnym rankiem, nie ma w tym nic złego. Warto jednak zwrócić uwagę, aby Twój styl pracy nie utrudniał nikomu realizacji projektów.

„Jeszcze tylko pół godzinki, dokończę jedną rzecz” – słyszą domownicy po raz trzeci w tym tygodniu, czekając ze stygnącym na stole obiadem. Zakładam, że wolisz im nie podpadać. Jeżeli nadgodziny to Twoja pięta achillesowa, skorzystaj z aplikacji liczącej czas pracy, np. Toggl czy Pracomierz.  Odpoczynek jest równie ważny, co terminy!

Komunikacja

Ten aspekt budzi najwięcej kontrowersji i emocji. Bo jak można kontaktować się ze sobą tylko pisząc i dzwoniąc? To wcale nie takie trudne… ani dziwne. Nawet zespół rozsiany po całej Polsce czy świecie może być świetnie zgrany. Cykliczne spotkania całej ekipy, wspólne konwersacje w komunikatorach i obowiązkowe odprawy to narzędzia, które pozwalają być na bieżąco i utrzymać zaangażowanie. Jak to działa w moim zespole?

  • Spotkania całego zespołu raz na 2 miesiące – wewnętrzne warsztaty i spotkanie integracyjne
  • Slack – aplikacja, w której znajduje się cała bieżąca komunikacja
  • Wspólny kanał w komunikatorze – tutaj dyskutujemy, wymieniamy się newsami i pytaniami
  • Odprawy zespołowe – raz dziennie omawiamy całym zespołem bieżące tematy
  • Newsletter zarządu – ważne dla organizacji informacje są przekazywane mailowo, raz w tygodniu

A co z klientami? Tutaj, bez względu na miejsce pracy, liczy się elastyczność. Z perspektywy tej drugiej strony istotne są: informacja, w jakich godzinach jesteśmy dostępni oraz wypracowanie wspólnych kanałów komunikacji – obojętne, czy to będzie e-mail, komunikator czy cykliczne wideokonferencje. Zadbaj o ciszę, gdy odbierasz telefon (grający w tle telewizor nie brzmi zbyt profesjonalnie) oraz bycie w regularnym kontakcie z drugą stroną. Nawet duża odległość nie jest przeszkodą, gdy jesteśmy otwarci, a przede wszystkim dostępni i proaktywni.

Organizacja pracy

Podział zadań w zespole oraz ich egzekwowanie to dla pracujących zdalnie spore wyzwanie. Harmonogramy, wspólny dostęp do plików oraz informacji, a przede wszystkim zarządzanie projektami. Dla jednostki sprawa jest prosta – jedni wolą kalendarze, inni tablice korkowe, a jeszcze kolejni listy zadań zapisane w notesie. Gdy pracujemy zdalnie w większej grupie, pojawiają się schody. Fantastycznym rozwiązaniem są aplikacje do zarządzania projektami, takie jak Asana czy Trello. Możemy w nich zapisywać zadania w poszczególnych projektach, wyznaczać osoby odpowiedzialne oraz terminy, a także wymieniać się plikami i uwagami, dotyczącymi poszczególnych spraw.

Dla menedżerów użytecznym narzędziem może okazać się Instagantt, w którym można rozpisywać projekty wielopłaszczyznowo. Dobrze synchronizuje się z Asaną i Slackiem. Takie połączenie to prawdziwe internetowe imperium!

Balans

Najważniejszy punkt, o którym pod górą zadań i w pędzie terminów łatwo zapomnieć. Jak mawia moja koleżanka Maja: „warto czasem wyjść z domu, żeby przypomnieć sobie jak wyglądają ludzie w 3D”. Możesz czasami popracować w kawiarni lub parku, a nawet w mniejszych zespołach.  Poza wszystkimi przydatnymi narzędziami, które ułatwiają efektywne działanie, w pracy zdalnej niezwykle ważny jest też nasz komfort. Nie możemy pozwolić, aby nasz dom zamienił się w biuro. Wytyczenie sobie zdrowych granic i trzymanie się ich to pierwsze zadanie, jakie warto postawić przed sobą, podejmując się pracy zdalnej.


W pracy zdalnej kluczem do sukcesu jest dobra organizacja całego zespołu. Jeśli szukasz narzędzia, które pozwoli Ci usprawnić pracę zespołową, zobacz, jak może pomóc Ci Prowly.