9 tipów, jak zrobić najlepszy cykl branżowych eventów

Organizacja cyklu eventów do wąskiej grupy specjalistów to chyba jeden z najczęstszych i najbardziej standardowych pomysłów na wyróżnienie się w branży czy zbudowanie swojego eksperckiego wizerunku. Gdy ktoś rzuca taki pomysł w firmie, od razu jest wielkie „TAK! Zróbmy to! To świetny pomysł!”.

Wszystko wydaje się łatwe, proste i przyjemne, bo przecież na nasze wydarzenie ludzie będą dobijać się drzwiami i oknami. Niestety, w praktyce większość cyklów upada po kilku pierwszych wydarzeniach. Co zrobić, żeby tego uniknąć?

#1 Zastanów się, co chcesz osiągnąć

Nie ma sukcesu bez określenia celu. Nikt nie organizuje branżowych, cyklicznych eventów dla samej satysfakcji. Za wszystkim kryje się jakiś biznes. Dlatego przed rozpoczęciem cyklu zastanów się, co ostatecznie chcesz osiągnąć. Rozpoznawalność? Leady do dalszej sprzedaży? Pozyskiwać nowych klientów? Znaleźć inwestora? Gdy to ustalisz, dopracuj do tego scenariusz wydarzenia i jego koncepcję.

#2 Nie twórz od razu kompleksowej strategii cyklu eventów…

…i planu na kolejne 10 wydarzeń. Organizacja eventów jest trochę jak social media. Dopóki dokładnie nie zrozumiesz swojej grupy docelowej, poruszasz się jakby po omacku. Strzelasz po ciemku i liczysz, że trafisz. Dlatego warto dać sobie 2-3 eventy na rozruch, żeby zobaczyć, co działa, a co nie. Jacy ludzie przychodzą, jakie mają pytana, co ich interesuje i jaki dają feedback. Dopiero wtedy można nadać wydarzeniom konkretną, ostateczną formę.

#3 Wymyśl coś, co wyróżni Twój event

Na początku, zamiast strategii znacznie ważniejsze jest „to coś”. Ten element, który wyróżni Was na rynku bardzo podobnych wydarzeń. Nie musi to być jednak coś dużego, jakiś game changer. Wystarczy drobny element, który sprawi, że będziecie łatwiej zapamiętani. Nie warto jednak w tym aspekcie pójść o krok za daleko – forma nie może przerosnąć treści. Mimo wszystko chcemy być w tym samym worku wydarzeń z konkurencyjnymi eventami, ponieważ musimy im podebrać uczestników 😊 Trzeba się wyróżnić, ale jednocześnie wpasować…

Tak, to trudne zadanie. W przypadku PR bez krawatów zadziałał jeden prosty element. W przeciwieństwie do innych tego typu eventów, nie numerowaliśmy każdego kolejnego wydarzenia, tylko nadawaliśmy im jeden, konkretny temat. Na przykład PR bez krawatów o Content Marketingu, PR bez krawatów o komunikacji w technologiach itp. Takie rozwiązanie otworzyło przed nami wiele różnych drzwi.


Zobacz, jak PR bez krawatów prowadzi komunikację za pośrednictwem Prowly:


#4 Podziel gości na 3 główne grupy

Stali bywalcy – wbrew pozorom jest to najmniej liczna grupa w przypadku specjalistycznych eventów. Nawet jeśli organizujemy najlepszy cykliczny event na świecie, niezwykle trudno jest systematycznie zainteresować tych samych ludzi wydarzeniem odbywającym się podczas lub po pracy… Po prostu nie mają czasu zawsze przychodzić ; )

Bywalcy powracający – są to osoby, które przychodzą na nasz event od czasu do czasu. Doceniają profesjonalizm oraz wiedzę, którą zdobywają podczas wydarzeń, jednak nie zawsze mogą przyjść lub wybierają sobie tylko te spotkania, które odpowiadają im tematycznie. W idealnym świecie, to powinna być najliczniejsza grupa i z nią powinniśmy komunikować się najaktywniej.

Nowi bywalcy – to wszystkie osoby, które przychodzą na nasz event po raz pierwszy, dopiero nas poznali albo słyszeli o nas już dawno ale „jakoś nie mieli czasu, żeby przyjść”. To ważna grupa, ponieważ pozwala nam rosnąć, zwiększać dotarcie, rozbudowywać społeczność, co ostatecznie przekłada się na nasze cele biznesowe. Każdy kolejny event powinien dostarczać nową grupę fanów, pamiętaj!

Po co ten podział? Większość eventów skupia się na budowaniu grupy stałych bywalców, pewnej stałej społeczności wokół swojej marki. Niestety, takie paliwo szybko się kończy – grupa jest mała, nie rośnie, a z czasem nawet maleje, ponieważ „wyczerpała się formuła eventu”. W praktyce, to jednak często nie event się wyczerpał, tylko grupa odbiorców, która zamiast dynamicznie rosnąć, spadała, ponieważ nie pozyskiwała nowych członków. Żeby temu zapobiec trzeba cały czas komunikować się do potencjalnych nowych uczestników oraz do osób powracających. W ten sposób stale rozwijamy nasz event, utrzymujemy jego świeżość w oczach odbiorców, możemy ich zaskakiwać i rozbudowywać społeczność.

#5 Musisz czymś przyciągnąć

Każdy event musi obiecywać uczestnikom wyjątkowe doświadczenia. To może być prelegent z najwyższej półki, marka wysoko ceniona w branży, prezentacja case study, które nie jest powszechnie znane… Cokolwiek, co niesie realną wartość, czego nie można wygooglać przy odrobinie wysiłku. Specjaliści rzadko przychodzą na event „bo jest ciekawy” i podobała im się poprzednia edycja (patrz punkt o stałych bywalcach). Musi ich przyciągnąć coś, czego sami nie są w stanie sobie zaaranżować.

#6 Element ekskluzywności

Dobrym sposobem na zwiększenie zainteresowania Twoim eventem jest zbudowanie przekonania, że to wydarzenie nie jest dla wszystkich, ba, jest tylko dla wybranych! Element ekskluzywności sprawia, że od razu mamy wrażenie, że dane wydarzenie jest popularne, oblegane, a przede wszystkim wartościowe. Nawet najdrobniejszy element, jak konieczność zapisania się, wysłania maila, czy potwierdzenia obecności sprawia, że zainteresowanie rośnie.

#7 Lokalizacja jest najważniejsza

I nie, nie chodzi o to, żeby to było jakieś niesamowite, zapierające dech w piersiach miejsce, tylko o łatwy i szybki dojazd. Jesteśmy leniwi, chcemy szybko dojechać i jeszcze szybciej wrócić do domu.

#8 Nie narzucaj sobie terminów eventów

Wiele cyków zakłada z góry, że będą odbywać się np. w każdy pierwszy wtorek miesiąca. To sprawia, że czasem event organizuje się na siłę. Nieważne, że nie mamy dobrego tematu, prelegenta itp. Musi być bo przecież cykl odbywa się co miesiąc… Niestety, tracimy wtedy na jakości a ludzie się do nas zniechęcą.

#9 Im precyzyjniejszy temat tym lepiej

Często uważa się, że im bardziej ogólny temat spotkania, tym więcej gości może być nim zainteresowanych. Dlatego organizatorzy zapraszają prelegentów reprezentujących różne obszary. To niestety częsty błąd. Jeśli spośród kilku prelegentów w zasadzie interesuje kogoś tylko jeden, to jest małe prawdopodobieństwo, że przyjdzie. Natomiast jeśli wszyscy speakerzy podejmują podobny temat, ale z różnych perspektyw, to goście mogą chłonąć wiedzę od wszystkich. I chociaż mamy wtedy teoretycznie mniejszą grupę potencjalnie zainteresowanych, to jednak skuteczność dotarcia i zaproszenia na event będzie znacznie większa.


Myślisz, by tak jak Robert i Marcin organizować cykl spotkań branżowych? Zobacz, jak możesz wykorzystywać Prowly jako platformę do publikowania informacji wokół eventów.