Miary sukcesu organizacji konferencji prasowej są zazwyczaj dwie. Liczba (i procent) gości, którzy się zjawili oraz liczba i jakość publikacji po konferencji. Jak działać, aby jak najwięcej mediów wykorzystało wiedzę i materiały z organizowanego przez Ciebie wydarzenia i to w krótkim czasie?
Poniżej prezentuję cztery scenariusze, jak działać po konferencji prasowej, w zależności od jej przebiegu (popularności).
Uwaga! Zakładam, że spotkanie dla mediów zostało zorganizowane i poprowadzone rzetelnie i sprawnie. Dla szybkiego przypomnienia: pisałam niedawno w serwisie Briefly, jak zorganizować konferencję prasową krok po kroku, aby przynajmniej połowa zaproszonych gości przyszła.
Pierwsza zasada udanej konferencji – temat wystarczająco modny, na czasie. Druga zasada – gwarantujesz, że na konferencji zaproszeni dziennikarze otrzymają informacje, których w inny sposób nie zdobędą, albo będzie to trudne i czasochłonne.
Ku pamięci i przestrodze:
:) Ciężko, ciężko po czasemw iecej konferencji niż samych dziennikarzy :) https://t.co/IvkjVJsYiP
— Sylwia Czubkowska (@sylvcz) 13 sierpnia 2018
Klęska urodzaju – przyszli wszyscy
Masz kolejkę chętnych na wywiad. Relacja live z konferencji pojawia się w czołowych mediach. Goście pytają, kiedy następne wydarzenie, etc.
Co robisz?
- Ładujesz baterię w telefonie i laptopie. Grzecznie odbierasz telefony i odpowiadasz na wszystkie dodatkowe pytania.
- Dostajesz premię i idziesz na urlop
[OK, teraz zejdźmy na ziemię] Połowa zaproszonych gości przyszła
Dziennikarze są dość zainteresowani tematem i nawet zadają dodatkowe pytania.
Co robisz?
- Jeszcze w trakcie konferencji zagadujesz indywidualnie dziennikarzy, na których zdaniu najbardziej Ci zależy (bez względu na to, czy ich znasz osobiście czy nie) – proponujesz wywiad, przedstawiasz osobiście ekspertów, którzy prezentowali informacje na konferencji.
- Zaraz po konferencji wysyłasz mediapack (wcześniej dopracowany) do uczestników wydarzenia oraz innych osób potencjalnie zainteresowanych tematem.
- Dzwonisz do kluczowych dziennikarzy – zarówno tych, którzy byli obecni na konferencji, jak i tych, którzy się nie pojawili, ale jesteś przekonany, że warto ich jeszcze raz zainteresować tematem. Nie pytasz, kiedy możesz spodziewać się publikacji. Pytasz, czy potrzebują jeszcze jakichś materiałów lub kontaktu do ekspertów.
Zjawiło się niewielu gości, ale Ci na których Ci zależało dotarli
Niewielkie zainteresowanie ze strony zaproszonych dziennikarzy, ale – co najistotniejsze – są to osoby, na których obecności Ci szczególnie zależało.
Co robisz?
- Wykorzystaj fakt, że spotkanie jest kameralne! To świetna okazja do podtrzymania lub nawiązania nowych znajomości z dziennikarzami. Zaoferuj przybyłym gościom insiderskie wiadomości. Bądź szczery (a wcześniej do szczerości przekonaj osoby prezentujące na konferencji informacje).
- Aranżuj wywiady.
- Włóż dużo wysiłku w dystrybucję materiałów pokonferencyjnych. Przejrzyj jeszcze raz listę mediów, do których planowałeś rozsyłać mediapack.
Nikt nie przyszedł [albo przyszli tylko „ludzie z łapanki na catering”]
Co robisz?
- Dostrzegasz problem, ale nie panikujesz.
- Nie oszukujesz samego siebie (i swojego klienta, pracodawcę), tylko wyciągasz konstuktywne wnioski! Co się nie powiodło i jakie są tego powody?
- Czy temat był totalnie nieinteresujący dla mediów (dlaczego?); nie miałeś/aś czasu na odpowiednie przygotowanie; wybrałeś/aś zły termin wydarzenia (np. pokrywający się z innym wydarzeniem); a może przyczyny były zupełnie niezależne (np. w tym czasie media żyły zupełnie innym głośnym tematem)?
- Po wyciągnięciu wniosków szukasz nowych sposobów, jak inaczej podejść do tematu. Szukasz inspiracji z wielu źródeł i angażujesz do pomocy swoich współpracowników.
Na koniec krótka ściągawka, jak zawalczyć o wyniki
- Przed konferencją
Zadbaj o dopracowanie szczegółowego mediapacku dla dziennikarzy. Zarówno dla tych, którzy pojawią się na wydarzeniu, jak i dla innych osób, które na konferencję nie dotrą.
Przygotuj TOP listę dziennikarzy na obecności których Ci najbardziej zależy. Powalcz o te osoby.
Podejmij decyzję, kiedy będziesz przesyłać materiały prasowe. Czy obecnym na konferencji gościom wcześniej przed innymi?
- W trakcie wydarzenia
Zaopiekuj się gośćmi. Ustal, kto jest odpowiedzialny za stronę techniczną konferencji, a kto za witanie i rozmowę z dziennikarzami oraz innymi zaproszonymi osobami. W zależności od planowanej liczby gości do opieki nad dziennikarzami powinno być wyznaczonych więcej osób. Niech będą to osoby z doświadczeniem, a nie stażyści z agencji PR.
Zawsze próbuj aranżować wywiady. Możesz przy kawie i ciastku podzielić się z wybranymi dziennikarzami informacjami na wyłączność.
- Po konferencji
Podziękuj – indywidualnie! – gościom za ich obecność na konferencji. Jeśli wcześniej ich nie znałeś, wspomnij krótko, w jakich obszarach tematycznych porusza się Twoja firma, i w czym możesz osobiście pomóc dziennikarzowi w przyszłości. Niech Cię zapamiętają.
Jeśli na spotkaniu obecne były osoby, z którymi masz jakieś relacje, poproś je o informację zwrotną co myślą o samej konferencji, czy coś dzięki niej zyskali, co by zmienili, itp.
Każde spotkanie prasowe, które organizujesz, zasługuje na odpowiedni rozgłos. Biuro prasowe on-line doskonale się do tego celu nadaje. Zostaw nam kontakt do siebie, a pokażemy Ci wszystkie jego zalety:
